Algemene Voorwaarden
Headshot Day Versie 1.0 — mei 2025
Artikel 1 — Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Headshot Day: de eenmanszaak/onderneming [INVULLEN: volledige handelsnaam], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [INVULLEN: KVK-nummer], gevestigd te Amsterdam.
Opdrachtgever: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, die een overeenkomst aangaat met Headshot Day.
Geportretteerde: de medewerker(s) van de opdrachtgever die worden gefotografeerd tijdens de shoot.
Opdracht: de overeenkomst tussen Headshot Day en de opdrachtgever voor het uitvoeren van een portretfotoshoot op locatie.
Beeldmateriaal: alle foto's, bewerkingen en afgeleide bestanden die voortvloeien uit de opdracht.
Artikel 2 — Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen en overeenkomsten tussen Headshot Day en de opdrachtgever.
2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk zijn overeengekomen.
2.3 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.4 Deze voorwaarden gelden uitsluitend voor zakelijke opdrachtgevers (B2B). Consumenten kunnen geen beroep doen op deze voorwaarden.
Artikel 3 — Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
3.1 Alle offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld.
3.2 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever de offerte schriftelijk accepteert, of op het moment dat Headshot Day een opdracht schriftelijk bevestigt.
3.3 Mondelinge afspraken zijn pas bindend na schriftelijke bevestiging door Headshot Day.
Artikel 4 — Uitvoering van de opdracht
4.1 Headshot Day voert de opdracht uit naar eigen professioneel inzicht, met inachtneming van de wensen van de opdrachtgever zoals vastgelegd in de offerte of opdrachtbevestiging.
4.2 De opdrachtgever zorgt voor een geschikte ruimte op de locatie: voldoende ruimte voor het opstellen van de mobiele fotostudio, toegang tot elektra en redelijke verlichting. Headshot Day communiceert de exacte eisen voorafgaand aan de shoot.
4.3 Als de locatie niet voldoet aan de vereiste omstandigheden en dit de uitvoering van de shoot belemmert, is Headshot Day gerechtigd de shoot te verzetten of aanvullende kosten in rekening te brengen. Dit wordt vooraf gecommuniceerd.
4.4 Headshot Day is gerechtigd derden in te schakelen voor de uitvoering van de opdracht, zoals een productieleider of visagiste. Dit verandert niets aan de verantwoordelijkheden van de opdrachtgever.
4.5 Headshot Day is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen die het gevolg zijn van onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de opdrachtgever.
Artikel 5 — Auteursrecht en licentie
5.1 Het auteursrecht op al het beeldmateriaal berust bij Headshot Day, ook na levering en betaling. Dit is wettelijk bepaald en kan niet worden overgedragen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
5.2 Na volledige betaling verleent Headshot Day de opdrachtgever een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor het gebruik van het beeldmateriaal voor commerciële doeleinden binnen de eigen organisatie: website, social media, marketing en interne communicatie.
5.3 Het is de opdrachtgever niet toegestaan het beeldmateriaal te verkopen, door te licentiëren of beschikbaar te stellen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Headshot Day.
5.4 Headshot Day behoudt het recht het beeldmateriaal te gebruiken voor portfolio, website en marketingdoeleinden, tenzij de opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt vóór aanvang van de shoot. In dat geval worden de foto's niet openbaar gebruikt.
5.5 Naamsvermelding bij publicatie is niet verplicht, maar wordt op prijs gesteld.
Artikel 6 — Portretrecht en toestemming geportretteerden
6.1 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van alle geportretteerden voor het maken en het gebruik van de foto's, conform de AVG en het portretrecht.
6.2 Door akkoord te gaan met de opdracht garandeert de opdrachtgever dat alle geportretteerden op de hoogte zijn van de fotoshoot en het beoogde gebruik van de foto's.
6.3 Als een geportretteerde bezwaar maakt tegen (verder) gebruik van zijn of haar foto's, dient de opdrachtgever Headshot Day hiervan direct op de hoogte te stellen. Headshot Day verwijdert de betreffende foto's uit het eigen archief en marketingmateriaal.
6.4 Headshot Day is niet aansprakelijk voor geschillen tussen de opdrachtgever en geportretteerden over het gebruik van het beeldmateriaal.
Artikel 7 — Levering
7.1 Het beeldmateriaal wordt geleverd via een digitale downloadlink, verstuurd naar het e-mailadres van de opdrachtgever.
7.2 De levertermijn bedraagt [INVULLEN: bijv. 7 werkdagen] na uitvoering van de shoot, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7.3 De downloadlink is geldig gedurende [INVULLEN: bijv. 30 dagen] na verzending. Headshot Day is niet verplicht de bestanden daarna opnieuw beschikbaar te stellen.
7.4 De opdrachtgever dient de geleverde bestanden zelf op te slaan. Headshot Day is niet aansprakelijk voor verlies van bestanden na levering.
7.5 Bij klachten over de levering dient de opdrachtgever Headshot Day binnen 7 dagen na ontvangst schriftelijk op de hoogte te stellen.
Artikel 8 — Tarieven en betaling
8.1 Alle tarieven zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
8.2 Headshot Day hanteert de volgende betalingsvoorwaarden:
Aanbetaling: [INVULLEN: bijv. 50%] van het totaalbedrag dient te worden voldaan binnen [INVULLEN: bijv. 7 dagen] na ondertekening van de offerte. De shoot wordt ingepland na ontvangst van de aanbetaling.
Restbetaling: het resterende bedrag dient te worden voldaan binnen [INVULLEN: bijv. 14 dagen] na uitvoering van de shoot, of vóór levering van het beeldmateriaal.
8.3 Bij overschrijding van de betalingstermijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is Headshot Day gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen.
8.4 Headshot Day is gerechtigd de levering van bestanden op te schorten zolang openstaande betalingen niet zijn voldaan.
8.5 Eventuele buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de opdrachtgever.
Artikel 9 — Annulering en verzetting
9.1 Annulering of verzetting van de geplande shoot dient schriftelijk te worden gemeld.
9.2 De volgende annuleringskosten zijn van toepassing:
Annulering meer dan 14 dagen voor de shoot: geen kosten, aanbetaling wordt terugbetaald.
Annulering tussen 7 en 14 dagen voor de shoot: 50% van het totaalbedrag is verschuldigd.
Annulering minder dan 7 dagen voor de shoot: 100% van het totaalbedrag is verschuldigd.
9.3 Bij verzetting van de shoot (op verzoek van de opdrachtgever) minder dan 5 werkdagen voor de geplande datum, rekent Headshot Day een administratiekostenbijdrage van [INVULLEN: bijv. €75,-] voor het opnieuw inplannen.
9.4 Bij overmacht aan de zijde van Headshot Day (ziekte, calamiteit) wordt de shoot zo spoedig mogelijk verzet zonder extra kosten. Reeds betaalde bedragen worden niet verrekend, maar ingezet voor de nieuwe datum.
Artikel 10 — Aansprakelijkheid
10.1 Headshot Day is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de opdrachtgever.
10.2 Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde omzet of winst is uitdrukkelijk uitgesloten.
10.3 De aansprakelijkheid van Headshot Day is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat voor de desbetreffende opdracht in rekening is gebracht (exclusief btw).
10.4 Headshot Day is niet aansprakelijk voor schade aan apparatuur, ruimtes of eigendommen op de locatie van de opdrachtgever, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.
10.5 [INVULLEN: Headshot Day is/is niet verzekerd voor beroepsaansprakelijkheid. Zo ja: Headshot Day beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.]
Artikel 11 — Overmacht
11.1 Headshot Day is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting als nakoming redelijkerwijs onmogelijk is als gevolg van overmacht. Hieronder valt onder meer: ziekte, technisch falen van apparatuur, extreme weersomstandigheden, transportproblemen of overheidsmaatregelen.
11.2 In geval van overmacht worden partijen in onderling overleg naar een oplossing gezocht. Dit kan inhouden: verzetten van de datum of gedeeltelijke terugbetaling als een redelijk alternatief niet mogelijk is.
Artikel 12 — Klachten
12.1 Klachten over de uitvoering of het geleverde beeldmateriaal dienen binnen 14 dagen na levering schriftelijk te worden ingediend bij Headshot Day.
12.2 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.
12.3 Headshot Day streeft naar een oplossing binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht.
Artikel 13 — Toepasselijk recht en geschillen
13.1 Op alle overeenkomsten met Headshot Day is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
13.2 Geschillen worden in eerste instantie in onderling overleg opgelost.
13.3 Als geen minnelijke schikking mogelijk is, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.
Artikel 14 — Wijziging van de voorwaarden
14.1 Headshot Day is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. De meest actuele versie staat op www.headshotday.nl.
14.2 Bij ingrijpende wijzigingen worden actieve opdrachtgevers per e-mail geïnformeerd.
